Selling Hardware

initial version: 22.08.2007, Marc Petitmermet
modification:    03.06.2010, Marc Petitmermet
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                 12.12.2012, Marc Petitmermet
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                 07.01.2013, Marc Petitmermet
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                 13.01.2015, Marc Petitmermet
                  - new Wegleitung since 01.01.2015:
                    - "Weisungen über das Inventarwesen" revoked on 01.01.2015
                    - replaced with "Wegleitung für die Inventarführung an der ETHZ" since 01.01.2015
                    - text and link corrections
                 02.06.2015, Marc Petitmermet
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                 12.04.2017, Marc Petitmermet
                  - updated link to "Wegleitung für die Inventarführung an der ETH"
                  - updated link to "Mustervertrag Verkauf"
                 05.07.2019, Marc Petitmermet
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                 25.02.2020. Marc Petitmermet
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                  - updated link to "Wegleitung für die Inventarführung an der ETH" and Mustervertrag
                 08.07.2020, Marc Petitmermet
                  - updated link to "Wegleitung für die Inventarführung an der ETH" and Mustervertrag
                 13.10.2020, Marc Petitmermet
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                 16.08.2022, Marc Petitmermet
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Here are the most important chapters about selling hardware.

Wegleitung für die Inventarführung an der ETH [1]

8.1. Verkauf, Verschrottung, Eintausch und Verschenkung von Geräten

Wird ein inventarisiertes Sachgut verschrottet, verschenkt oder verkauft, ist es vom Inventarverwalter der ETH-Einheit direkt in der zentralen Inventardatenbank in ETHIS zu löschen. Diese Löschung muss von den notwendigen Instanzen (Budgetverantwortlicher und/oder Stab VPFW in Vertretung des VPFW) mittels elektronischem Workflow bestätigt werden. Sobald dies passiert ist, erzeugt der Workflow einen Löschbeleg und legt ihn zum gelöschten Objekt in der Inventardatenbank ab. Das System erzeugt eine automatische Info-email über die Löschung an den Departements-Controller und – falls notwendig – an den Bereichsleiter/Dept.-Vorsteher.

Für Verkauf, Verschrottung, Eintausch (auch Eintausch für Upgrade-Geräte) oder Verschenkung von Geräten sind zuständig:

1. bei einem ursprünglichen Anschaffungspreis ab CHF 10‘000 bis zu CHF 49‘999: der Budgetverantwortliche unter Mitteilung an den Departementscontroller bzw. den Abteilungscontroller, die Abteilung Rechnungswesen und die Abteilung Finanzdienstleistungen (Exportkontrolle);
2. bei einem ursprünglichen Anschaffungspreis von mehr als CHF 50'000: der Vizepräsident für Forschung und Wirtschaftsbeziehungen unter Mitteilung an den Departementsvorsteher bzw. den Abteilungsleiter, den Departements- bzw. Abteilungs- controller, die Abteilung Rechnungswesen sowie die Abteilung Finanzdienstleistungen (Exportkontrolle). Diese Zuständigkeiten gelten auch, wenn eine Professur oder eine Organisationseinheit aufgehoben wird oder wenn ein Gerät für einen Neukauf oder ein Upgrade-Gerät in Zahlung gegeben wird.

Bei einem Sammelabgang von Geräten ist nicht der Anschaffungspreis der einzelnen Objekte massgebend für die Entscheidungskompetenz über den Verkauf oder die Verschenkung, sondern das Total der Anschaffungspreise aller mit diesem Verkauf oder dieser Verschenkung abgehenden Objekte (Bsp.: Wenn 10 Geräte mit einem Anschaffungspreis von je CHF 5‘000 verkauft werden, muss dies vom Stab VPFW in Vertretung des VPFW (Anfragen sind an den Stab VPFW zu richten) genehmigt werden, da das Total der Anschaffungspreise der zu veräussernden Geräte CHF 50‘000 ist).

Bei allen Verkäufen und Verschenkungen sowie Geräte-Ausleihen sind die von der Abteilung Rechnungswesen zur Verfügung gestellten Musterverträge [2] zu verwenden.

8.2. Erlösverbuchung bei Veräusserungen an Dritte

Für die Erlöse aus dem Verkauf von gebrauchten Geräten gilt gem. Art 134 FR die folgende Regelung:

1. Bei akademischen Einheiten fliesst der Erlös in die Reserve für Infrastruktur des Departements.
2. Bei serviceorientierten Einheiten geht der Erlös in die freie Reserve der ETH Zürich.

8.3. Spezielle Bestimmungen bei der Weiterverwendung von ICT

Bei einer Weitergabe von ICT-Anlagen, ist die abgebende Einheit dafür verantwortlich, dass keine Daten oder Programme Unberechtigten überlassen werden.

Software darf generell nicht nach extern verkauft oder verschenkt werden.

Informatikmittel dürfen frühestens 3 Jahre nach der Anschaffung nach extern verkauft werden.

Der Veräusserungspreis von zu verkaufender Hardware sollte sich in erster Linie an ihrem aktuellen Marktwert orientieren. Die nachstehenden Mindestpreise dürfen dabei nicht unterschritten werden; Ausnahmen müssen vom Direktor Informatikdienste bewilligt werden:

• nach 1 Jahr: mindestens 80% des Anschaffungswertes
• nach 2 Jahren: mindestens 50% des Anschaffungswertes
• nach 3 Jahren: mindestens 10% des Anschaffungswertes
• nach 4 Jahren: mindestens CHF 100.- für Computersysteme inkl. Tastatur, einzelne Peripheriegeräte (Monitore) können für CHF 50.- abgegeben werden.

ICT-Anlagen dürfen nur dann weiterveräussert werden, wenn eine interne Weiterverwendung innerhalb der Einheit nicht zweckmässig ist.

Source

[1] Wegleitung für die Inventarführung an der ETH

[2] Mustervertrag Verkauf